會展公司業(yè)務(wù)流程具體分幾個階段

發(fā)布時間：2019-04-01 05:31:12 瀏覽：2217

企業(yè)要舉辦會展，需要會展公司的精心安排，作為會展公司的業(yè)務(wù)人員，了解業(yè)務(wù)流程有多重要。那么展覽公司的展臺搭建業(yè)務(wù)流程是什么呢？讓我們詳細介紹一下。一，項目聯(lián)系人階段1，獲取展會客戶信息：以下渠道可以幫助獲得初步的客戶信息。上一屆展會的出版物通常包含平面圖（無論展臺是否屬于特殊服裝，展臺面積在36平方米以上，需要特殊安排）、參展商的聯(lián)系方式和簡要介紹（部分展會還將在其上注明公司展會負責人的姓名）。期刊資料可與現(xiàn)場照片進行比較，重要展覽可拍照存檔（數(shù)碼照片統(tǒng)一存儲路徑電腦備份，照片紙打印編號存檔，方便存取）。展會專設(shè)網(wǎng)站比較有規(guī)模的展會基本上建有專門的網(wǎng)頁，一般有對下屆展會的宣傳和以往展覽的回顧。有些不僅會列出上屆的展商，為顯示其展會效益，網(wǎng)上還會上傳一些布置美觀的展位照片。行業(yè)資訊媒體行業(yè)資訊媒體比較熟悉行業(yè)的展會和廠商，有一些采訪類欄目，類似展會快報的性質(zhì)，里面有參展商市場宣傳方面的負責人信息。正在服務(wù)客戶的參展商手冊和平面圖如果在每次展會上有已經(jīng)在服務(wù)的客戶參展，最好能夠通過他們獲得展位平面圖(在為新客戶服務(wù)時也要盡可能獲得所有展商的平面圖)。上面有最新的參展商，該屆展會的特裝客戶可以一目了然。2、上門拜訪客戶:會展行業(yè)的業(yè)務(wù)特殊性在于它的客戶基本是確定的，只是客戶需要選擇不同的供應(yīng)商而已。很多客戶會進行邀稿競標，這些是很多展覽公司都可以進入的，有些供應(yīng)商關(guān)系已經(jīng)固定的客戶需要通過其他機會再進入。很多時候，確實要參展的特裝客戶是需要展覽服務(wù)的，可以進行登門拜訪的。通過與客戶的交談，詳細了解客戶的意圖，明確客戶希望展示的主題，偏愛色調(diào)，是否開辟洽談區(qū)，需要媒介設(shè)備等。有些客戶會提供他們的公司介紹給展覽公司，但即便有對方的公司介紹，通過交流，業(yè)務(wù)人員需要得知其以往的展臺搭建情況，特別是為什么會放棄原有的合作關(guān)系，有哪些地方是不滿意的。有些客戶通常邀請很多家比稿，但最后選中的方案是幾個方案的集合，對于這種客戶事先很難分辨。也有個別客戶已經(jīng)有了搭建商，只是為了形式，或是為了通過比稿得到一份現(xiàn)成的設(shè)計圖，最后自己另外找人做。目前會展行業(yè)比較混亂，該種情況希望可以通過與客戶交流能夠提前得以發(fā)覺。3、取得客戶參展相關(guān)資料：如果得到客戶的認可，同意為其展覽提供策劃設(shè)計，通常需要得到客戶的以下資料——展館平面圖、展位面積、展商手冊、客戶公司介紹資料、客戶公司全稱、客戶標準司標、客戶標準字體、客戶標準色標、參展產(chǎn)品名稱規(guī)格和數(shù)量登、參展產(chǎn)品用電要求、重點參展產(chǎn)品、展位制作預(yù)算。通常不管是何種情況，客戶都會提供設(shè)計本身需要的資料，但對于展覽服務(wù)公司來說，獲得客戶的費用運算是最關(guān)鍵的，在投標比稿中尤為重要。有些客戶會給一個大概的范圍，但有些客戶不愿透露，甚至本身也沒有事先有預(yù)算。我們可以收集該客戶的以往同行業(yè)展位照進行比較，或者把一些展位圖給客戶參考選擇，并告知其大致費用，請其選擇參考?？蛻粢话銜x擇風(fēng)格和價格都比較接近的展臺圖。參展商手冊和客戶要求關(guān)系到設(shè)計師的方案是否能夠達到入圍中標，應(yīng)該盡可能齊全地從客戶那邊獲得。展商手冊涉及到了展館的技術(shù)參數(shù)和規(guī)則要求等?？蛻粢罂蓮囊韵聨讉€方面明確：展位結(jié)構(gòu)、展位材質(zhì)要求、色彩要求、設(shè)計重點、照明要求、展板數(shù)量、展位高度等。4. 明確設(shè)計圖交付日期，制定工作計劃：同客戶明確首稿的交付時間和要求，會同設(shè)計師進行安排。對于大的項目，應(yīng)該制定一份工作時間明細表，有需要可以提交給客戶。
二、簽約階段1. 同客戶確定工程價格在報價確定價格時，一定要保證所有的材料和特別要求公司是能夠做到的。否則一旦客戶確認而現(xiàn)場無法達到要求的話，將造成不好影響。2. 明確同客戶的相互配合要求展館現(xiàn)場搭建的時間一般都比較緊張，只有2-3天的安排，這其中還有客戶的展覽產(chǎn)品需要布置，有時涉及到需要提前申報的事宜，應(yīng)同客戶協(xié)調(diào)好雙方負責的范圍。3. 簽定合同
三、設(shè)計階段1. 向設(shè)計師轉(zhuǎn)交客戶設(shè)計要求并隨時與客戶進行展位設(shè)計的相關(guān)溝通交流。為形成設(shè)計部的統(tǒng)一安排，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該把與客戶在項目接洽中獲得的客戶設(shè)計要求和可能需要的需求風(fēng)格，填寫設(shè)計明細表，轉(zhuǎn)交設(shè)計部負責人。在設(shè)計師出圖中，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該保持同客戶的隨時聯(lián)系，把握其可能的變化。如果有必要，應(yīng)該把設(shè)計師介紹給客戶，讓雙方可以有直接聯(lián)系。對于需要親自去考察測量的場地，可以由業(yè)務(wù)人員或者設(shè)計師安排去現(xiàn)場。設(shè)計師應(yīng)注意同工程施工人員保持聯(lián)系，了解最新的展示材料，避免設(shè)計采用的材料陳舊或者有些設(shè)計無法實地施工。
2. 向客戶交付設(shè)計初稿、設(shè)計說明、工程報價。展臺初稿定下以后，會同供應(yīng)商得到成本價，制作明晰的報價單。一般展臺設(shè)計的報價有一個比較細分的順序，既是為了方便具體列項也有助讓客戶明了并樂于接受，往往按照設(shè)計圖從天到地或者從外到里按順序羅列，防止漏掉項目。在報價中要對材料、顏色、形狀及尺寸進行盡可能完整的描述。一份完整的報價就是一份詳細的工單，便于把握施工成本核算及施工的準確性。展覽設(shè)計承建中，有一部分費用是可以由客戶自己向展館支付的，但往往實踐中都是展覽公司代交，應(yīng)在報價中注明，比如電箱申請、場地管理費等。有些客戶要求在提交設(shè)計圖時同時附上設(shè)計說明，但有些要求比較簡單，只要看到實際的效果圖就可以;一些形成規(guī)模的企業(yè)比較注重形象宣傳，盡管沒有明確要求設(shè)計圖附有說明，但從正規(guī)化考慮，應(yīng)該提倡設(shè)計師寫設(shè)計說明。一般可以就展位風(fēng)格、材質(zhì)說明、展位功能、色彩說明、照明說明、設(shè)計重點等幾個方面進行闡述。交圖時，可以安排設(shè)計師一起同客戶見面，讓設(shè)計師向客戶說圖，解釋該方案的賣點和最大的與眾不同。
3. 研究客戶反饋意見并進行再次修改客戶如果是多家比稿的話，就會有一番篩選。如果要求我們繼續(xù)修改，那么應(yīng)仔細了解其真實意圖。有些客戶經(jīng)過第一次接觸后，即便是原來對展覽陌生的要說出個一二來。應(yīng)仔細同其溝通。如果客戶要求重新以不同風(fēng)格再次出圖，應(yīng)該綜合具體情況。

4. 交付最終設(shè)計圖紙和工程報價，展覽公司的業(yè)務(wù)流程是展覽公司全體員工的必備條件。展覽前服務(wù)和展覽后服務(wù)同樣重要。只要我們?yōu)榭蛻舾冻龈嗟呐?，我們一定會在下一個服務(wù)中獲得優(yōu)勢。